Dokumenten Management für Daheim

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DMS Daheim LogoVor circa 15 Jahren habe ich begonnen, unsere Dokumente wie Briefe (ein- und ausgehende), Zeugnisse, Zertifizierungen, Quittungen, Anleitungen und dergleichen, zu digitalisieren und zu speichern. In diesen Jahren hat sich eine ganze Menge an Dateien angesammelt und so habe ich vor etwa 10 Jahren angefangen diese Dokumente in aussagekräftige Ordner zu sortieren. Damals noch in Google Docs. Doch als Google am 1. März 2011 seine AGBs so veränderte das ich diesen nicht mehr vorbehaltlos zustimmen konnte, brauchte ich eine andere Lösung.

Im ersten Schritt stellte ich die Ordnerstruktur aus Google Docs, auf meiner lokalen Festplatte nach und dann ergänzte ich das System um eine Synchronisierung per Dropbox. So hatte ich wieder alle Dokumente, jederzeit griffbereit. Wirklich zufrieden war ich jedoch nicht, denn es gibt zwar diverse wirklich gute Apps zur Verwaltung von Dropbox Dokumenten auf dem iPhone & iPad, doch all die zusätzlichen Informationen die ich auf dem Mac zu einzelnen Dateien im Finder eingetragen habe, wurden nicht in diesen Systemen verwertet. Auch war der ganze Prozessablauf, immer noch zu aufwendig. Die Dokumente müssen eingescannt werden, evtl. in die Dropbox hoch geladen werden, am Mac in den richtigen Ordner sortiert werden, mit zusätzlichen Informationen im Finder versehen werden, usw… Dann kann man am Mac zwar Spotlight-Kommentare und ein Etikett zuweisen, doch es ist nicht ohne größeren Aufwand möglich, Dateien mit Kategorien in Form von Tags zu markieren und in mehrere Ordner gleichzeitig zu sortieren. Ich habe also ständig das System mit neuen Werkzeugen, zu organisieren versucht. Mittlerweile bin ich an einem Punkt angekommen an dem ich ohne großen Aufwand und weitestgehend automatisiert, unsere Dokumente archivieren kann.

Heute benutze ich ein System aus folgenden Komponenten:
 Scanner am Mac
 Scanner Pro App auf dem iPhone
 iDocument Programm auf dem Mac
 Dropbox

idocument_01Dieses System erlaubt mir die Erfassung von Dokumenten an jedem Ort, also Daheim und Unterwegs. Die unten angegebene Scanner Pro App hat eine schöne Funktion, die mir den schnellen Upload in einen Dropbox Ordner erlaubt. Dieser Ordner wird auf dem Mac durch iDocument überwacht. iDocument sortiert dann automatisiert jedes Dokument aus eben diesem Ordner, in den entsprechenden Ordner und versieht das Dokument mit den passenden Markierungen (Tags). So habe ich meine Dokumente immer am Mann und muss mich nicht mehr um das Katalogisieren kümmern. Scanner Pro liefert außerdem eine beeindruckende Bildschärfe und ein Optimum an PDF Qualität und Dateigröße. iDocument bietet schier endlose Möglichkeiten der Automatisierung, Katalogisierung, Suche und Betrachtung der archivierten Unterlagen.

Mich interessiert sehr wie andere ihre privaten Unterlagen digital archivieren und organisieren.

Autor: Schneppi

Schneppi ist ein Apple-Fanboy, wie er im Buche steht. Klebt einen angebissenen Apfel drauf und Schneppi kauft es. Auf der Suche nach Apps und Tipps die seine Apple-Hardware noch unentbehrlicher machen, teilt er seine Erfahrungen (und Philosophie…) gerne mit Apple-Befürwortern und denen die es erst noch werden müssen. ;-)

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