GoBD – Das Schreckgespenst der Unternehmenswelt

Zwei Notebooks auf einem Tisch. Eine Frau notiert etwas in ein Notitzbuch.
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GoBD – Was ist das?

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Ein immenser Satz, der eigentlich eine buchhalterische Tätigkeit erklären soll. Die GoBD regelt wie lange und in welchem Umfang Ihr Unternehmen gewisse Artikel aufbewahren muss. Es handelt sich hierbei um ein Gesetz, welches Sie beachten müssen, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen. Unter den Begriff der Artikel fasst dieser Grundsatz vor allem Unterlagen wie Dokumente aber auch Belege.

Für Sie als Selbstständiger oder Freiberufler mit Gewerbe ist es daher besonders wichtig, alle Belege von Anschaffungen, Rechnungen, gewerbliche Dokumente oder Aufzeichnungen aufzubewahren. Ebenso sollten Sie Kalkulationen für mindestens 10 Jahre aufbewahren, um immer wieder Zugriff darauf zu gewähren. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente in einer übersichtlichen Reihenfolge verwahrt werden. Dies erleichtert spätere Rückfragen bezüglich zeitlicher Abfolgen und Zusammenhänge von Dokumenten.Wenn Sie sichergehen möchten, können Sie sich Notizen zu den einzelnen Unterlagen machen. Desto leichter es, den Überblick zu behalten. Schließlich vergessen Menschen mit dem Laufe der Zeit einiges. Wichtige Informationen, die sich auf die Unterlagen beziehen, müssen daher schriftlich festgehalten werden.

Ordnungsmäßigkeitsanforderung der Unveränderbarkeit?

Alle Ihre digitalen Dokumente müssen unveränderlich sein. Dies beutet, dass Sie beim Erstellen der Dokumente immer eine Ausführung in einer PDF-Datei ablegen sollten. Word-, Excel- oder ähnliche Dateiformate dienen lediglich zum vorläufigen Erstellen eines Dokuments. Ist dieses Dokument jedoch abgeschlossen, muss es unbedingt in ein unveränderliches Dateiformat überführt werden. Dies hat den Vorteil für die Behörden, dass Zeiträume und Daten genau rückverfolgt werden können. Angaben können nicht mehr verändert werden, ohne dass dies direkt auffällt.

Sobald Änderungen an den Dokumenten durchgeführt werden, müssen diese deutlich sichtbar dargelegt werden. Ein Beispiel schafft Klarheit: Sie erstellen eine Rechnung für Ihren Kunden, auf dem Sie mehrere Dienstleistungen oder Artikel vermerken. Ihnen fällt jedoch auf, dass die bereits versendete Rechnung einen Fehler enthält. Aufgrund der Unveränderbarkeit des Dokuments dürfen Sie die Rechnung nicht einfach im Word-Format oder Excel öffnen und die fehlenden Artikel nachtragen. Sie müssen eine komplett neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer anfertigen. Hierbei kann es helfen, die Rechnung als Revision zu bezeichnen. Vergeben Sie einen besonderen Index, sodass klar wird, weswegen diese Rechnung erstellt wurde.

Sollten Sie die Dokumente ausdrucken, gilt es, Folgendes zu beachten: Die Daten müssen immer noch in digitaler Form abrufbar sein. Die Finanzverwaltung muss jederzeit digital auf die Daten zugreifen können, um deren Genauigkeit zu überprüfen.

Wodurch zeichnet sich die korrekte Arbeitsweise aus?

Damit Ihr Unternehmen den Ansprüchen der GoBD entspricht, gilt es gewisse Aspekte zu berücksichtigen. Hierzu gehören:

  • Nachvollziehbarkeit: Die Unterlagen und Dokumente müssen verständlich sein. Geheime Codes oder Nummern gilt es zu erklären, sodass sie auch von betriebsfremden Buchprüfern verstanden werden.
  • Vollständigkeit: Ihre Unterlagen dürfen keine Lücken aufweisen. Wenn Lücken vorhanden sind, gilt es, diese plausibel sowie nachweisbar zu erklären.
  • Richtigkeit: Sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente richtig ausgefüllt sind. Lassen Sie keine Zahlen oder Daten aus.
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Die Verbuchung in einem System sollte so nah wie möglich am Geschehen erfolgen. Nur so lässt sich eine direkte Verbindung zur Handlung herstellen. Ordnung
  • Unveränderbarkeit: Wie beschreiben dürfen die Daten nachträglich nicht mehr änderbar sein.

Autor: Artur Jozefiak

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