Telefonkonferenzen lösen in Zeiten von Corona Meetings mit Geschäftspartnern oder wichtige
Kundengespräche ab. Da ein Treffen vor Ort nicht möglich ist, findet der direkte Austausch
über die Telefonleitung statt. Richtig geplant und professionell umgesetzt überzeugt die
Konferenz ebenso wie ein persönliches Gespräch. Dafür sind sowohl technisch als auch
inhaltlich einige wichtige Regeln zu beachten.
Schritt 1: Den richtigen Anbieter finden
Die Anbieter für Video- und Telefonkonferenzen waren noch nie so gefragt, wie im vergangen Jahr unter Pandemie-Bedingungen. Jedes Unternehmen verfolgt dabei sein eigenes Geschäftsmodell und sollte mit der verfügbaren Technik verglichen werden. Von der kostenlosen Einwahl bis hin zum Minutenpreis oder einer monatlichen Gebühr sind viele Dienstleistungspakete vertreten. Wichtig bei der Auswahl: die Telefonkonferenz sollte vom Smartphone als auch vom Festnetz aus zu starten sein. Dabei wählen sich die Teilnehmer über eine vorgegebene Rufnummer ein und müssen meist über eine Ansage einen Code oder die PIN-Nummer eingeben. Moderatoren und Gastgeber bekommen zusätzliche Funktionen.
Gleichzeitig ist zu prüfen, ob die Konferenz nur auf Deutschland beschränkt ist oder sich Teilnehmer aus anderen Ländern einwählen müssen. Der Dienst von telefonkonferenz.de bietet beispielsweise Einwahlnummern in mehr als 50 Länder. Außerdem gibt es keinen Vertrag, keine monatliche Gebühren und eine Kapazität von bis zu 100 Teilnehmer.
Schritt 2: Die Planung der Konferenz
Bevor das Gespräch startet hilft eine detaillierte Agenda bei der Planung. Hierbei handelt es sich um eine kurze Liste mit den wichtigen inhaltlichen Punkten. Worum soll es also in der Telefonkonferenz gehen, welchen Anlass gibt es und wer nimmt überhaupt daran teil? Die Agenda lässt sich sogar vorab an die Teilnehmer ausgeben, um wichtige Punkte zu ergänzen. So müssen zusätzliche Inhalte nicht erst während der Konferenz angesprochen werden, sondern jeder Teilnehmer macht sich vorab seine Gedanken dazu.
Zur Planung gehört auch das Versenden der Einladung. Es wird also ein Termin für die Konferenz festgelegt und rechtzeitig kommuniziert. Mögliche Informationen oder Unterlagen für das Gespräch lassen sich dann durch die Teilnehmer noch vorbereiten. Die Einladung erfolgt meist schriftlich per E-Mail mit der Agenda oder den wichtigsten Inhaltspunkten. Zudem sind folgende Informationen anzugeben:
- Datum
- Uhrzeit
- Anlass
- Anbieter
- Zugangsdaten
Tipp: Fand die Einladung recht frühzeitig statt, lohnt sich etwa ein bis zwei Tage vorher eine freundliche Erinnerung an das bevorstehende Meeting.
Schritt 3: Pünktlichkeit und Atmosphäre
Eine Telefonkonferenz gelingt nur, wenn die technischen Voraussetzungen geschaffen und alle Geräte bereit sind. Dazu gehört nicht nur der Aufbau einer stabilen Leitung. Auch die Atmosphäre im Raum sollte möglichst ruhig sein. Sämtliche Hintergrund- und Umgebungsgeräusche sind zu minimieren, da sie sonst die Unterhaltung extrem belasten. Alle Teilnehmer und auch der Moderator sollten sicherstellen, während der Zeit im Raum nicht gestört zu werden.
Direkt vor der Konferenz liegt die Teilnehmerliste vor, um anschließend die Runde auf Vollständigkeit zu prüfen. Pünktlichkeit ist am Telefon ebenso wichtig, wie im persönlichen Geschäftsleben. Bestenfalls wählen sich alle Teilnehmer 10 Minuten vor der angegebenen Zeit ein, um technische Probleme auszuschließen oder noch rechtzeitig beheben zu können.
Schritt 4: Reibungsloser Ablauf
Jede Telefonkonferenz beginnt mit der Begrüßung durch den Gastgeber oder Moderator. Er stellt die Teilnehmer untereinander vor oder weist als Inhaltsangabe auf wichtige Punkte der Agenda hin. Bereits jetzt besteht die Möglichkeit zur Ergänzung, um den roten Faden beizubehalten und nicht von der Planung abzuweichen.
Die Teilnehmer sind am besten zu verstehen, wenn sie einzeln sprechen. Will sich jemand zu Wort melden oder seine Meinung äußern, ist er direkt anzusprechen und aufzufordern. Außerdem sollten die Stimmen stets zugeordnet werden können. Notfalls ist der eigene Name nochmals zu nennen. Im Gegensatz zur Videokonferenz liegt hier kein Bildmaterial vor und das Meeting lebt allein von den verschiedenen Stimmen. Eine ebenso wichtige Regel: alle Teilnehmer dürfen aussprechen. Niemand darf dem anderen ins Wort fallen. Zudem muss möglichst langsam und deutlich gesprochen werden, vielleicht anders als gewohnt. Eine kleine Übung vorab schadet nicht.
Kommt es zu Unstimmigkeiten, springt der Moderator ein und führt die Konferenz wieder an. Er leitet die Teilnehmer von Punkt zu Punkt durch die Agenda und notiert weiterführenden Gesprächsbedarf. Ist die angesetzte Zeit bereits ausgereizt, kann im Meeting noch ein Folgetermin vereinbart werden. Das ist für die meisten Anwesenden einfacher umzusetzen.
Schritt 5: Ergebnis nach der Konferenz
Das Ergebnisprotokoll bestimmt über den Erfolg der Konferenz. Sind alle Punkte angesprochen und geklärt worden? Gibt es interessante Meinungen der Teilnehmer zu notieren? Nach Abschluss der Telefonkonferenz ist das Protokoll als Zusammenfassung an alle Teilnehmer auszuhändigen. So sind Arbeitsanweisungen, Ziele und weitere Inhalte niedergeschrieben und genauer formuliert.
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