ERP-Systeme für KMU’s – Wie sinnvoll ist das?

Zentrale Datenverarbeitung ist schon lange nichts Neues mehr. Sie garantiert eine reibungslose Kommunikation sowie Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen und Zweigstellen, spart Zeit und erlaubt den zentralen und schnellen Zugriff auf relevante Unternehmensdaten. ERP-Systeme gelten heutzutage als nahezu unerlässlich für große, weltweit agierende Konzerne. Doch können auch KMUs von dieser Software-Lösung profitieren? Was genau steckt hinter diesen Systemen? Wie funktionieren sie? Und lohnt sich ihr Einsatz für KMUs?

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Der bekannteste Anbieter im deutschsprachigen Raum ist SAP. Das Unternehmen bietet Software, die zur Planung und Steuerung von Geschäftsressourcen bzw. -prozessen dient. Dabei kann es sich also quasi um jegliche, betriebliche Abläufe handeln, die für das Erreichen des Unternehmensziels und die Umsetzung des Unternehmenszwecks notwendig sind. ERP-Software vereinfacht diese Prozesse. Durch die Nutzung zentraler Datenbanken, häufig in Form einer Cloud, sind Informationen schnell verfügbar und immer up-to-date. Abteilungsübergreifende Kommunikation wird so deutlich vereinfacht. Darüber hinaus können sich wiederholende, gleichförmige Arbeitsabläufe automatisiert werden: Das spart nicht nur Zeit, es senkt zudem die Fehlerquote. Denn besonders monotone Arbeitsschritte sind sehr fehleranfällig. Das klingt zuerst einmal alles eher kompliziert, doch durch SAP-Weiterbildungen können Mitarbeiter zu Profis im Umgang mit der Software werden.

Wie funktionieren ERP-Systeme und welche Vorteile bieten sie?

Der große Vorteil von ERP-Systemen besteht vor allem in der Zentralisierung der Daten. Deshalb sollte die Software im Idealfall in allen Abteilungen eingesetzt werden. Da hier unterschiedliche Funktionen benötigt werden, bestehen die Systeme aus unterschiedlichen Modulen. Diese werden miteinander verknüpft und erhalten ihre Informationen aus der gleichen, zentralen Datenbank. Typischerweise werden dabei Bausteine für die folgenden Geschäftsbereiche angeboten:

  • Buchhaltung
  • Controlling
  • Forschung und Entwicklung
  • Bedarfsermittlung
  • Einkauf
  • Materialwirtschaft
  • Lagerverwaltung
  • Produktionsplanung
  • Marketing
  • Vertrieb
  • Logistik
  • Personalwesen.

Die einzelnen Module werden je nach Bedürfnis zusammengesetzt. Die möglichen Prozesse reichen dabei von einfachen, alltäglichen Aufgaben wie synchronisierten Kalendern und Zeitverwaltung zu komplizierteren Funktionen wie Qualitätskontrolle, Bedarfsanalyse und Berechnung von Unternehmens-Kennzahlen. Vor der Nutzung, sollte natürlich recherchiert werden, welches ERP-System für das Unternehmen geeignet ist.

Der deutliche Vorteil von ERP-Systemen gegenüber klassischer Bürosoftware, besteht in der Nutzung von zentralen Datenbanken. Diese ermöglichen es, allen Abteilungen zeitgleich auf die benötigten Informationen zuzugreifen und diese anzupassen. So wird auch die Datenpflege zentralisiert: Daten müssen nicht mehrmals eingegeben werden und sind für alle Nutzer auf dem neusten Stand. Wie bereits erwähnt besteht darüber hinaus die Möglichkeit der Automatisierung von Arbeitsschritten. Dies führt zu einer deutlichen Zeit- und Ressourcen-Ersparnis. Abgesehen von diesem allgemeinen Nutzen und Gründen, warum ERP-Systeme so beliebt sind, gibt es einige Vorteile, die die Verwendung für KMUs besonders interessant macht.

Anpassungsfähigkeit und Einfachheit der Software

Wie im vorangehenden Abschnitt bereits erläutert, bestehen ERP-Systeme aus unterschiedlichen Modulen. Wird ein Baustein nicht benötigt, beispielsweise weil das Unternehmen nicht über eine interne Buchhaltung verfügt, so muss dieses Modul auch nicht erworben und demnach nicht bezahlt werden. Daraus ergibt sich ein deutlicher Vorteil für KMUs. Denn unabhängig von Größe und Mitarbeiterzahl wird nur gezahlt, was verwendet wird. So können auch kleine Unternehmen die Vorteile einer zentralen Datenverarbeitung nutzen, ohne dabei die gleichen Kosten wie große Konzerne zu tragen. Heute gibt es sogar Software-Lösungen, die sich speziell an den Bedürfnissen von KMUs orientieren und auf diese zugeschnitten sind. Diese Standard-ERP-Systeme bestehen häufig aus den Grundfunktionen und können durch flexiblen Aufbau zusammen mit dem Unternehmen wachsen. ERP-Systeme sind meist auf Basis-Prozessen aufgebaut und so konzipiert, dass sie möglichst einfach zu verwenden sind. So lassen sie sich auch von KMUs einführen, die zuvor gar keine Spezial-Software verwendet haben und deren Mitarbeiter neu auf dem Gebiet der zentralen Datenverarbeitung sind. 

ERP-Systeme sind sogenannte SaaS oder auch Software as a Service. Das bedeutet es handelt sich hier nicht nur um ein Produkt, sondern eben auch um eine Dienstleistung. Und diese umfasst neben der Beratung und Einrichtung der Software auch die Wartung des Systems. Der Anbieter kümmert sich dementsprechend um eventuell auftretende Probleme mit der Datenbank. Auch um das Aufspielen von Updates und Erweiterungen muss sich der Verwender keine Gedanken machen. Das ist besonders praktisch für KMUs, denn einige Unternehmen verfügen gar nicht mehr über eine eigene IT-Abteilung.

Cloudbasierte ERP-Systeme 

Ein häufiges Problem von zentralen Datenbanken stellt der Speicherplatz dar. Besonders KMUs haben oftmals weder den Platz noch die finanziellen Ressourcen für einen eigenen Serverraum, der genug Leistung liefert. Hier kommen cloudbasierte Lösungen zum Einsatz. Statt einem internen Rechenzentrum wird der Server vom ERP-Dienstleister zur Verfügung gestellt. Da der Zugriff auf die Datenbank online erfolgt, kann sich der Speicher quasi überall auf der Welt befinden, also auch in Ländern in denen Raummiete günstiger ist als in Deutschland. Selbstverständlich fallen für die Nutzung der Clouds monatliche Gebühren an, doch sind diese meist deutlich geringer als die Anschaffung eines eigenen Servers. Auch die Wartungskosten entfallen, da diese Aufgabe durch das Outsourcing beim Dienstleister liegt. 

Der Speicher kann so zudem beliebig an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Wird aus dem kleinen etwa ein mittleres Unternehmen, mit mehr Geschäftsprozessen und dementsprechend auch Daten, so kann der Speicherplatz nahezu beliebig erweitert werden. Statt des Erwerbs eines umfangreicheren Servers, kann ganz einfach mehr Platz in der Cloud angemietet werden. 

Ein weiterer Vorteil von cloudbasierten ERP-Systemen ergibt sich aus dem webbasierten Zugriff: Der Mitarbeiter muss sich also nicht unbedingt an seinem Arbeitsplatz befinden, um die Datenbank nutzen zu können. Manche Systeme benötigen nicht einmal mehr eine vorinstallierte Software. Häufig können Nutzer Zugang über einen Standard-Browser erhalten. Das ist nicht nur für Geschäftsreisende praktisch. Auch die Umstellung auf Heimarbeit wird so deutlich erleichtert. Und, wie viele Unternehmen durch Covid lernen mussten, können Homeoffices dringender und schneller benötigt werden als gedacht.

Fazit- Sind ERP-Systeme für KMUs sinnvoll?

ERP-Systeme sind praktisch, sparen Zeit und eignen sich für jegliche Art von Unternehmung. Durch die individuellen Bausteine sind sie perfekt an die Bedürfnisse der Nutzer und somit auch an KMUs anpassbar. Die zentrale Dateneingabe und -pflege sowie die Automatisierung alltäglicher Prozesse spart nicht nur Zeit und Ressourcen sondern auch Kosten. Durch diese Einsparung sowie der Möglichkeit auf einen eigenen Server und eine IT-Abteilung zu verzichten, können sich enorme Kostenvorteile für KMUs ergeben. Der Einsatz von ERP-Systemen sollte deshalb von kleinen und mittleren Unternehmen in Erwägung gezogen werden, da sie sich eine Umstellung durchaus als sinnvoll erweisen kann. 

Autor: Artur Jozefiak

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